Yhdistyksemme arkisto sijaitsee Salon pääkirjaston tiloissa. Aineistoa on kertynyt jo melko paljon yli 37 toimintavuoden aikana. Toimihenkilöillämme ei ollut selkeää kuvaa siitä, mitä kaikkea arkistosta löytyy. Toisaalta rajallisen säilytystilan vuoksi on mietittävä, millaiset ovat yhdistyksemme arkistoa koskevat velvoitteet.

Viisi toimihenkilöämme kokoontui 10. helmikuuta tutustumaan arkistomme sisältöön. Kaapeista löytyi mm. vanhoja leikekirjoja, pöytäkirjoja liitteineen, jäsenasioita, vuosikertomuksia ja talousasioita. Suurimman osan käytettävissä olevista tiloista vievät kuitenkin kirjastomme kirjat ja Jäsentiedotteen ja Suvustajan irtonumerot.

Kirjaston tarvitsemaa hyllymäärää ei juurikaan voida vähentää – päinvastoin, tilan tarve lisääntyy vuosi vuodelta. Suvustajan irtonumeroiden säilyttäminen suurina määrinä ei tuntunut perustellulta – ovathan useat niistä jo digitoituinakin luettavissa. Niiden myyntikin on vuosien ajan ollut hyvin vähäistä. Ylimääräisiä numeroita on tarkoitus jakaa jäsenille kerhotapaamisten yhteydessä.

Marjatta Ticklén ryhtyi selvittämään arkistoinnin perusteita ja velvoitteita. Tarkoituksena on inventoida yhdistykselle tähän mennessä kertynyt materiaali ja seulonnan jälkeen järjestää se asianmukaisesti. Uusille asiakirjoille ja muulle materiaalille laaditaan arkistonmuodostussuunnitelma, joka sisältää tiedot mm. asiakirjojen säilytysajoista ja -paikoista. Arkiston järjestäminen sisältää myös säilytykseen soveltuvien arkistotarvikkeiden kuten koteloiden ja vaippalehtien hankinnan.

Kirjallisista dokumenteista muodostuvan arkiston rinnalle luodaan niiden kopioista digitaalinen arkisto, joka samalla toimii paperisen arkiston varmuuskopiona.

Arkistoinnin keskeisenä tavoitteena on varmistaa tärkeän aineiston säilyminen riittävän pitkään. Samalla voidaan hävittää osa tarpeettomasta aineistosta ja saada lisätilaa kirjastolle. Hyvät arkistoinnin käytänteet myös helpottavat yhdistyksen rutiineista suoriutumisessa.