SSSry:n tietosuojaseloste
(Päivitetty 1.1.2021)
Yhdistyksemme Salon Seudun Sukututkijat ry (SSSry) kunnioittaa ihmisten yksityisyyttä ja olemme sitoutuneet noudattamaan yksityisyydensuojaa koskevia EU:n ja Suomen lakeja ja asetuksia sekä muita viranomaisohjeita.
Tässä tietosuojaselosteessa kerrottuja käytäntöjä sovelletaan vain yhdistyksen omassa toiminnassa.
Tietosuojaseloste sisältää seuraavat asiat:
- Käsitteet
- Miten yhdistyksemme kerää henkilötietojasi
- Mitä tietoja me keräämme ja käsittelemme sinusta
- Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
- Kuka henkilötietojasi käsittelee
- Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi
- Miten tietosi on suojattu
- Kenelle ja mihin luovutamme tietojasi
- Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
- Miten sinun tulee toimia käyttääksesi sinulle kuuluvia oikeuksiasi
- Henkilötietojen käsittelyä koskevat ilmoitukset sekä oikeuksien käyttöön liittyvät pyynnöt
- Viitetiedot
Käsitteet
Henkilötieto on mikä tahansa tieto, joka voidaan yhdistää sinuun henkilönä.
Jäsenrekisteri on luettelo yhdistyksen jäsenistä.
Käyttäjärekisteri on luettelo yhdistyksen tarjoaman palvelun rekisteröityneistä käyttäjistä.
Rekisterinpitäjä on Salon Seudun Sukututkijat ry.
Käsittelijä on henkilötietoja toimensa mukaisesti käsittelevä henkilö esim. jäsensihteeri.
Palvelu on mikä tahansa yhdistyksen tarjoama palvelu esim. matka, luentotilaisuus, sähköinen palvelu verkkosivuilla tai mobiilisovellus. Ks. tarkemmin kohdasta ’Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi’.
Miten yhdistyksemme kerää henkilötietojasi
Yhdistyksemme kerää henkilötietojasi vain sinulta itseltäsi ja omalla suostumuksellasi. Voit antaa henkilötietojasi joko verkkosivuillamme olevien lomakkeiden avulla, sähköpostiviestissä, kirjeitse, puhelimitse tai kahdenkeskisessä keskustelussa kasvokkain.
Mitä tietoja me keräämme ja käsittelemme sinusta
Keräämme sinusta seuraavat tiedot jäsenrekisteriimme ja verkkosivustomme käyttäjärekisteriin: etunimi*, sukunimi*, katuosoite*, postinumero*,postitoimipaikka*, maa, puhelinnumero ja sähköpostiosoite*. Sinun on annettava tähdellä merkityt tiedot, jotta sinut voidaan merkitä jäsenrekisteriimme ja vain jäsenistölle tarkoitettujen verkkosivujemme käyttäjärekisteriin.
Sukututkijahakemistopalveluun liittyen voit antaa myös henkilökohtaisia verkkosivuosoitteitasi sekä tietoja tutkimistasi suvuista (pitäjä, kylä, talo, sukunimi, muita tietoja vapaamuotoisesti ja valokuvia).
Verkkosivuillamme olevalla palautelomakkeella pyydämme sinulta seuraavat tiedot: etunimi*, sukunimi*, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite* ja antamasi palauteviesti. Sinun on annettava tähdellä merkityt tiedot, jotta saat viestin lähetettyä.
Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietojasi
Käytämme antamiasi henkilötietoja jäsenrekisterin ylläpitämistä, laskutusta, jäsenlehden postitusta ja yhteydenpitoa varten sinun ja yhdistyksemme välillä sekä yhdistyksemme tarjoamien palveluiden toteuttamiseksi.
Kuka henkilötietojasi käsittelee
Henkilötietojasi pääsee näkemään ja käsittelemään vain määrätyt yhdistykseemme kuuluvat henkilöt, joilla on siihen oikeus tehtäviensä takia. Tällaisia henkilöitä ovat jäsensihteeri, sukututkijahakemiston pääkäyttäjä, jäsenjulkaisun postittaja, jäsenmaksujen käaittelijä ja webmaster.
Lisäksi matkan tai tilaisuuden järjestävä henkilö voi kerätä ja käsitellä osallistujien henkilötietoja, kun henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn on oikeuttava syy. Tallainen syy voi olla esim. laskutus.
Yhdistyksemme hallituksen jäsenillä ja toimihenkilöillä on rajoitettu oikeus nähdä yksittäisen jäsenen, jäseneksi hakevan tai jäsenyytensä päättävän henkilön henkilötietoja. Oikeus koskee vain tilannetta, jossa tehdään henkilön jäsenyyttä koskevia päätöksiä. Näistä henkilöä informoidaan aina erikseen.
Erillisellä sopimuksella yhdistys voi tilapäisesti valtuuttaa webbihotellipalveluntarjoajan käsittelemään käyttäjärekisterissä olevia tietojasi esimerkiksi teknisten ongelmien ratkaisemiseksi.
Palvelut, joissa käsitellään henkilötietojasi
Jäsenlehti
Yhdistyksemme jäsenlehti Suvustaja postitetaan jäsenrekisteriin antamiesi nimi- ja osoitetietojen perusteella.
Verkkosivusto ja sukututkijahakemisto
Yhdistyksemme jäsenellä on mahdollisuus päästä sellaisille verkkosivuillemme, jotka on tarkoitettu vain jäsenistön käyttöön. Tällaisiin sivuihin lukeutuvat myös eräät sukututkijahakemiston sivut. Sivuille pääsemiseksi jäsen on rekisteröity sivuston käyttäjärekisteriin ja käyttäjän tulee sivuille päästäkseen sisään kirjautua sivustolle.
Koska voit tehdä jäsenhakemuksen verkkosivullamme ja jäsenenä voit myös täydentää ja korjata omat henkilötietosi verkkosivuillamme itse, sisältää käyttäjärekisteri osittain samat henkilötiedot kuin jäsenrekisterimmekin.
Matkat, luennot ja muut tilaisuudet
Sinulta voidaan kerätä ja käsitellä henkilötietojasi ilmoittautuessasi tai osallistuessasi yhdistyksemme järjestämälle tai välittämälle matkalle,luennolle tai muuhun tilaisuuteen, kun se on laskutus-, turvallisuus-, vakuutus- tai muusta syystä tarpeellista.
Sähköposti
Yhdistys ei tarjoa sähköpostipalveluja, mutta käyttää sähköpostia omassa viestinnässään. Yhdistys käyttää jäsenrekisterissä olevaa ja verkkosivujen käyttäjärekisteriin antamaasi sähköpostiosoitettasi yhteydenpitoon kanssasi.
Yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen tai yhdistyksemme hallituksen jäsenelle tai toimihenkilölle lähettämäsi sähköpostiviesti sisältää sähköpostiosoitteesi ja viestissä mahdollisesti antamasi muut henkilötietosi.
Miten tietosi on suojattu
Verkkosivusto käyttää suojattua yhteyttä (https). Verkkosivujemme jäsenhakemuslomakkeella ja Omasivu-palvelun lomakkeella annetut henkilötiedot talletetaan yhdistyksemme ylläpitämään tietokantaan eli käyttäjärekisteriin, joka sijaitsee yhdistyksemme käyttämän webbihotellipalveluntarjoajan tiloissa, Suomessa. Tietokantapalvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan lukitussa tilassa, joihin vain valtuutetut palveluntarjoajan henkilöt pääsevät. Palvelimet on myös suojattu asianmukaista palomuuritekniikkaa käyttäen ulkopuolisilta teknisiltä hyökkäyksiltä. Käyttäjärekisterin ja sitä käyttävien ohjelmien asiaton käyttö on estetty käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Käyttäjärekisterissä käyttäjän henkilökohtainen salasana, nimi- ja osoitetiedot sekä puhelinnumero ja sähköpostiosoite on tallennettu salatussa muodossa ja salausavain on vain webmasterin tiedossa.
Verkkosivuillamme olevalla Palautelomakkeella antamasi henkilötiedot välitetään sähköpostiviestinä yhdistyksen sähköpostiosoitteeseen, eikä niitä talleteta mihinkään muualle.
Jäsenrekisteri on vain jäsensihteerin ja jäsentiedotteiden lähettäjän käytössä olevalla tietokoneella.
Yhdistyksen sähköposti on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Matkojen ja eri tilaisuuksien osallistujaluettelot ovat vain tilaisuuden järjestelyistä ja laskutuksesta vastaavan henkilön käytössä.
Kenelle ja mihin luovutamme tietojasi
Yhdistyksemme ei luovuta henkilötietoja minnekään muualle kuin mitä EU:n asetukset ja Suomen laki edellyttää (mm. Suomen yhdistyslaki 11§)
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
Henkilötietojasi säilytetään EU:n asetusten ja Suomen lakien ja viranomaisohjeiden määräämä aika.
Jäseneksi hyväksyttyjen henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä ja käyttäjärekisterissä niin kauan kuin jäsenyys on voimassa ja vielä enintään vuosi ja kaksi kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen. Jäsenen kuoltua hänen henkilötietonsa poistetaan niin pian kuin mahdollista sen jälkeen, kun tieto kuolemasta on tullut yhdistyksemme rekistereistä vastaavien tietoon.
Hylättyjen jäsenhakemusten tiedot säilytetään enintään vuosi ja kaksikuukautta jäsenrekisterissä ja käyttäjärekisterissä.
Matkojen ja tilaisuuksien osallistujaluettelot säilytetään vain niin kauan kuin se on matkan tai tilaisuuden järjestämisen ja laskutuksen sekä kirjanpidon kannalta tarpeellista.
Sähköpostiviestit säilytetään vain niin kauan kuin se on kyseisen asianhoidon kannalta tarpeellista.
Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ja niissä esiintyvät henkilötiedot säilytetään toistaiseksi.
Kirjanpitoaineistossa ja laskutuksessa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään kuten Suomen kirjanpitolain 10§ määrittää.
Miten sinun tulee toimia käyttääksesi sinulle kuuluvia oikeuksiasi
Kun haluat lisätietoja sinua koskevien henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää alla mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä henkilötietoja käsitteleviin yhdistyksen toimihenkilöihin verkkosivuiltamme löytyvien yhteystietojen avulla.
Sinulla on oikeus saada tietää käsitelemmekö sinun henkilötietojasi ja jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada nämä tiedot nähtäväksesi. Yhdistyksen hallituksen päätöksellä tarkastuspyynnöstä voidaan periä maksu, jos edellisestä tarkastuspyynnöstäsi on kulunut alle kuusi (6) kuukautta. Kulloinkin voimassaolevan maksun suuruus ilmoitetaan verkkosivuillamme.
Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voitmilloin tahansa peruuttaa suostumuksesi.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Yhdistyksellä on kuitenkin oikeus vastustaa pyyntöä, jos henkilötietojen käsittelylle on oikeudelliset tai muuten pakottavat perusteet.
Voit kieltää henkilötietojesi käytön suoramarkkinointitarkoituksiin (mukaanlukien profilointi).
Sinulla on oikeus saada virheelliset henkilötietosi korjatuksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi.
Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi edellyttäen, että jäsenyytesi yhdistyksessä on päättynyt eikä sinun ja yhdistyksen välillä ole keskeneräisiä hoidettavia asioita. Yhdistyksen pöytäkirjoissa ja muissa virallisissa historiadokumenteissa mahdollisesti esiintyviä henkilötietojasi eikuitenkaan poisteta.
Sinulla on oikeus siirtää antamasi yhdistyksen rekistereissä olevat henkilötietosi sähköisessä muodossa toiseen järjestelmään. Sen toteuttamiseksi sinulla on oikeus saada henkilötietosi selkeästi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Henkilötietojenkäsittelyä koskevat ilmoitukset sekä oikeuksien käyttöön liittyvät pyynnöt
Kun haluat lisätietoja sinua koskevien henkilötietojesi käsittelystä tai käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä henkilötietoja käsitteleviin yhdistyksen toimihenkilöihin verkkosivuiltamme löytyvien yhteystietojen avulla:
tai sähköpostitse osoitteeseen (korvaa alla olevassa sähköpostiosoitteessa [e] merkintä merkillä @ ):
suvustaja[e]gmail.com
tai käyttämällä palautesivullamme olevaa lomaketta osoitteessa:
Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta Suomessa.
Viitetietoja
Tietosuojavaltuutetuntoimisto
Tietosuojalaki 1050/2018
EU:nyleinen tietosuoja-asetus
Lisätietoja sivuston toiminnasta
Kolmannen osapuolen verkkosivut
Tämä verkkosivusto sisältää linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivuille. Yhdistys ja Ylläpitäjä eivät vastaa kolmannen osapuolen verkkosivujen sisällöstä eikä niiden käytöstä aiheutuneesta henkilötietojen käsittelystä.
Evästeet
Yhdistyksen verkkosivuston palvelun mahdollistamiseksi voidaan käyttäjän tietokoneelle tai vastaavalle laitteelle, jolla näitä sivuja tarkastellaan tallettaa evästeitä (cookies), joita käytetään käyttäjän tietokoneen tunnistamiseksi. Evästeet ovat yleisesti käytettyjä muissakin verkkosivustoissa. Evästeet mahdollistavat jäsenille tarkoitettujen palveluiden toteuttamisen. Evästeen käytöllä mahdollistetaan mm se, ettei käyttäjän tarvitse toistuvasti kirjoittaa käyttäjätunnustaan ja salasanansa saman istunnon aikana tarkastellakseen rajoitettuun käyttöön tarkoitettua aineistoa.
Tämä verkkosivusto käyttää sisäänkirjautuneiden käyttäjien tunnistamiseen käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisteröityneenä käyttäjänä voi tällä hetkellä olla vain yhdistyksen jäsen tai muu henkilö, jos jokin erikseen määritellyn tehtävän suorittaminen edellyttää käyttäjäksi rekisteröintiä. Henkilötietojen käsittely hoidetaan edellä kerrottujen periaatteiden ja käytäntöjen mukaisesti.
Voimassaolo ja muutokset
Nämä periaatteet ja käytännöt ovat voimassa toistaiseksi. Yhdistyksellä on oikeus muuttaa näitä periaatteita milloin tahansa ja etukäteen muutoksesta ilmoittamatta. Kulloinkin voimassa olevat periatteet ovat luettavissa tältä WWW-sivulta.
Katso myös tietoja sivuistamme.